En pakkseddel er et dokument som legges ved en vareforsendelse og skal inneholde opplysninger om leverandør, mottaker, leveringsdato og vareinformasjon som varenavn, antall, vekt og pris.
Med andre ord er pakkseddel det du legger ved et vareparti som sendes ut til kunden fra leverandør. Pakkseddel blir også kalt fraktbrev og er noe alle bedrifter som sender varer skal forholde seg til. Det skal være en bekreftelse til kunden på hva som er sendt.
Kontroller fakturaen med pakkseddelen
Pakkseddel er ikke det samme som faktura eller en ordre. Pakkseddel er en oversikt over hva som er i forsendelsen og spesifikasjoner på vekt og størrelse. Derfor bør du oppbevare pakkseddelen til du har mottatt fakturaen. Da kan du kontrollere at innholdet i fakturaen stemmer overens med innholdet fra pakkseddelen.
En pakkseddel inneholder som regel ikke informasjon om verdi eller pris, kun varespesifikasjoner.
Mangler fakturaen viktig informasjon, kan du legge ved pakkseddelen sammen med faktura som bilag når du bokfører. Dette gjør du på samme måte som du vanligvis legger inn bilag i bokføringen din.
Du er pliktig til å oppbevare pakkseddelen
Pakkseddel regnes som supplerende dokumentasjon og faller derfor under oppbevaringsplikt for sekundærdokumentasjon i bokføringsloven. Oppbevaringsplikten gjelder i 3 år og 6 måneder.
Primærdokumentasjon er det som legger direkte grunnlag for bokføringen, som kvitteringer og fakturaer. Er en faktura ufullstendig og en pakkseddel blir brukt for å supplere med informasjon, regnes også den pakkseddelen som primærdokumentasjon. Det er 5 års oppbevaringsplikt på primærdokumentasjon, med unntak i spesifikke bransjer. I Conta blir alt lagret i 10 år.