En kontantfaktura er dokumentasjon på at penger har blitt betalt eller mottatt ved kjøp og salg. Når du kjøper noe har du rett på å få en dokumentasjon på at du har kjøpt noe.
Dokumentasjonen kan for eksempel være en kvittering, men den skiller seg fra de kvitteringene du får fra en kasseløsning.
Uten en form for dokumentasjon, vil kjøpet kunne bli sett på som svart salg av tjenester eller varer. Dokumentasjon beviser at kjøpet eller salget er lovlig.
Hva er forskjellen på en faktura og en kontantfaktura?
Hvis en vare eller tjeneste er kjøpt med kontanter i for eksempel en butikk, vil du kunne slå inn salget på et kasseapparat og få en kvittering. Da blir den registrert på kassaapparatet.
Er det en transaksjon utenfor utsalgssted og uten kasseapparat, kan du bruke kontantfaktura i stedet for en kasseløsning. Da lager du en faktura eller kvittering for at salget kan registreres lovlig. Har du ikke mottatt et kjøpsbevis kan du ha handlet svart.
Kontantfakturaer inneholder lik informasjon som en vanlig faktura, men forskjellen er at den allerede er betalt.
Ofte hvis du har bestilt på nettbutikk og betalt med en gang, kan du oppleve å motta en kontantfaktura. Du som kunde har rett på en kvittering for kjøpet ditt. En vanlig faktura vil også være et kjøpsbevis for du kan legge den ved som bilag i regnskapet.
Hvilke krav stilles til en kontantfaktura?
En kontantfaktura kan lages i et fakturaprogram, genereres fra et godkjent kassasymet, eller være skrevet ut på forhåndsnummererte blanketter.
De skal inneholde de samme opplysningene som en vanlig faktura:
- Navn og organisasjonsnummer for utsteder
- Nummer
- Dato
- Ytelsenes art og omfang
- Vederlag
- Info om beløpet og prosentsatsen på merverdiavgiften
Kontantfakturaer som lages i Conta oppfyller naturligvis alle disse kravene.
Hvordan lage kontantfaktura?
Hvis du har et kasseapparat, lager du gyldig dokumentasjon ved å skrive ut kvittering på kasseapparatet ditt. Hvis du skal selge noe uten å ha kasseapparat eller ta betalt med faktura, må du lage en kontantfaktura. Det kan du gjøre i et faktura- og regnskapsprogram, som for eksempel i Conta.
Når du oppretter fakturaen trykker du på KONTANTFAKTURA. Les mer om hvordan du oppretter kontantfaktura i Conta.
Når kan du bruke kontantfakturaer?
Vanlige fakturaer er dokumentasjon på at du har solgt noe på kreditt, og har dermed en forfallsdato der kunden må innfri gjelden innen den datoen.
Kontantfakturaer kan brukes når kjøperen betaler ved levering. Eksempler på dette kan være:
- Kortbetaling
- Salg over internett, med Vipps eller lignende
- Zettle og lignende løsninger
- Fysiske kontanter
Les om regnskapsføring av kontantbetalinger her.
Når trenger jeg kassaapparat?
Loven sier at foretak som normalt selger på kreditt (altså fakturerer på etterskudd) ikke trenger et godkjent kassaapparat for å kunne håndtere kontanter, men i stedet kan lage kontantfaktura i et fakturaprogram som Conta.
Men driver du derimot butikk som i hovedsak baserer seg på kontantsalg er det krav om at firmaet bruker godkjent kassapparat med produkterklæring. Skatteetaten fører en liste over slike apparater.
Salg via internett er unntatt fra kravet om kassaapparat, men du må huske å fikse ordentlig dokumentasjon. Mange nettbutikker har ikke dette innebygd, så i disse tilfellene anbefaler vi å bruke Conta til å lage kontantfakturaer for hvert salg.